Bersyukurlah manusia jika memiliki kesempatan untuk belajar lebih
Dan gunakanlah waktumu dengan sebijak mungkin karna waktu takkan pernah kembali
Mei 2014
Saya mengikuti IMYF 2014 yang diselenggarakan pertama kali oleh BEM FISIP Universitas Padjadjaran.
Indonesia Malaysia Youth Forum 2014 atau yang sering disebut dengan IMYF merupakan kegiatan yang dihadiri oleh pemuda - pemuda dari kedua negara yakni Indonesia dan Malaysia.
Terdapat sekitar 80 pemuda pemudi yang berumur antara 18 - 30 tahun.
Kegiatan IMFY 2014 ini dilakukan di beberapa tempat, seperti Wisma PU, Bank Indonesia, Car Free Day DAGO dan kedai Nyonya Rumah. Untuk mengikuti kegiatan ini, peserta harus melalui tahapan seleksi yang didasarkan pada esai yang dibuat dan setelah dinyatakan lolos, peserta diwajibkan untuk membayar uang pendaftaran sebesar Rp 150.000,- (wajib) dan uang kaos Rp 80.000,- (tidak wajib).
Dengan mengikuti kegiatan ini, saya dapat memetik banyak hal yang dapat menjadi bahan referensi saya sebagai seorang event planner.
1. Tugas seorang LO atau Liaison Officer adalah untuk mendampingi peserta dari mulai penjemputan dan mengantar pulang. Dan hal itulah yang saya dapat dari LO saya sewaktu mengikuti kegiatan di Kamboja. Namun dikegiatan ini, ada beberapa hal yang luput dari tugas seorang LO itu sendiri, seperti mencari pesrta yang menjadi tanggung jawabnya bukan menyuruh sesama peserta untuk mencari, membawakan koper peserta, dan menunggu peserta.
2. Ketika peserta dari suatu kegiatan berasal dari berbagai latar belakang, haruslah disediakan makanan yang "netral". Makanan netral yang dimaksud adalah makanan yang tidak pedas karena untuk mengantisipasi peserta yang tidak bisa makan masakan pedas. Selain itu, haruslah disediakan sayur disetiap jadwal makan, tidak hanya nasi, ayam dan sambal.
3. Dalam gala dinner, tidak adanya pembedaan antara peserta dengan VVIP. Semuanya berhak mendapatkan minum dan seharusnya dari pihak panitia (terutama sie konsumsi) sudah menyiapkan minum (paling tidak air putih) di setiap meja dan jangan sampai peserta kehausan. Jika peserta kehausan dan bertanya kepada LO apakah bisa mendapatkan air putih, sebagai seorang LO ataupun panitia harusnya memberikan, bukan sebaliknya dimana dari pihak panitia tidak memberikan air putih dan peserta harus mencari sendiri ke pantry.
4. Dari segi transportasi. Peserta tidak seharusnya menunggu bus datang, namun bus yang harus menunggu peserta. Sewaktu akan dimobilisasi peserta dari satu tempat ke tempat yang lain, dari satu orang LO memastikan bus sudah siapdan berada di dekat bus, ada satu di ruangan yang memobilisasi peserta dan ada satu orang LO lagi yang bertugas mengarahkan di jalan.
5. Kepastian jadwal.Jadwal sebuah acara dipastikan jauh - jauh hari. Jangan sampai pas hari H, jadwal masih belum jelas alias banyak muncul hal - hal dadakan.
(bersambung...)
